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Como usar o Microsoft Teams para trabalhar remotamente de maneira produtiva

Como migrar dezenas de milhares de funcionários para o trabalho remoto da noite para o dia? Com o surto de COVID-19 se espalhando pelo mundo todo, essa era a grande dúvida que ocupava nossa mente na Microsoft semana passada. Sendo assim, na última quarta-feira, enviamos um email solicitando a aproximadamente 50.000 funcionários da Microsoft na área de Seattle que trabalhassem de casa, se suas atribuições assim os permitissem. Já éramos usuários assíduos do Teams, porém, nos primeiros dias de trabalho totalmente remoto, vimos o uso entre os funcionários da Microsoft aumentar significativamente. Até o fim do dia de quinta-feira, o uso do chat aumentou em 50% de uma semana a outra, e as reuniões tiveram 37% de aumento. À medida que trabalhadores de todos os lugares se adaptam para usar a reunião, o chat e a colaboração exclusivamente online do Teams, também passamos a ver um aumento do uso entre nossos clientes. Queremos ajudar todos a enfrentar esse desafio. Como a equipe por trás do Teams, estamos nos empenhando continuamente para descobrir as melhores maneiras de trabalhar em casa com produtividade e saúde. Por isso, pensei em compartilhar nossas principais dicas a seguir.

Uma observação rápida antes de continuar: estas dicas fazem parte de nosso esforço contínuo para ajudar todos a permanecerem conectados e produtivos durante este período desafiador. Na semana passada, compartilhei como indivíduos e organizações podem usar o Teams gratuitamente, juntamente com nosso plano abrangente, para manter seus serviços funcionando sem interrupções durante a crise. Também compartilhamos histórias incríveis de clientes e funcionários de todo o mundo, como a dos professores e alunos em Hong Kong que estão usando tecnologia em incríveis inovações de e-learning e a de clientes dentro e ao redor da China que também encontraram formas inteligentes de continuar trabalhando. Mas nossos clientes também estão pedindo orientações sobre como fazer a migração para o trabalho remoto. Continuaremos fornecendo dicas, informações e histórias inspiradoras de clientes durante o surto. Volte sempre para ler mais dicas nos próximos dias.

Introdução

Conforme você migra para o trabalho remoto, alguns hábitos importantes podem ajudar a fazer isso com sucesso.

Configure seu espaço de trabalho

Se você não tem um escritório em casa, não se preocupe. Você ainda pode trabalhar de casa produtivamente. De fato, o Teams foi projetado para ser um escritório virtual que você pode levar aonde quiser. Ainda que você não tenha uma impressora, arquivos físicos ou um telefone de mesa na sua casa, pode acessar documentos diretamente no Teams, armazenar arquivos com segurança e permitir o acesso das pessoas certas, além de participar de chamadas e reuniões online. Dito isso, é importante ter um espaço de trabalho dedicado em casa, onde você possa ser produtivo e sinalizar que está no modo “não incomodar”. Um cantinho do café, uma área tranquila do quarto, uma mesa de jogos pouco usada na sala – qualquer lugar em que você consiga se concentrar pode funcionar como um espaço de trabalho. E não se preocupe caso seu cenário fique um pouco bagunçado ao longo do dia: use o desfoque de plano fundo durante as videoconferências, para que seus colegas de equipe se concentrem apenas em você.

Comunicação é fundamental

Embora muitos de nós trabalhem em casa pelo menos parte do tempo, ainda dependemos de ritmos e horas de trabalho que são criados em torno de nossa presença física no escritório.  Ao trabalhar em casa, seu ritmo diário pode mudar. Especialmente para aqueles que equilibram o trabalho com os cuidados dos filhos. Comunique claramente seu horário de trabalho para seus colegas de equipe e colaboradores de modo que eles saibam quando podem entrar em contato com você. Também é possível definir no Teams uma mensagem de status para compartilhar essa informação de forma proativa.

Além disso, crie o hábito de enviar relatórios de progresso frequentes aos seus colegas de equipe. Empresas totalmente remotas tendem a enfatizar a documentação, pois é uma maneira importante de permanecer conectado quando você trabalha remotamente. Recomendamos que você publique atualizações, informações e recursos úteis que descobriu nos canais do Teams, tanto para manter o contato como para informar seus colegas sobre o que você está fazendo, para compensar aquela conversa casual nos corredores. Mais tarde, eles poderão pesquisar ideias ou conteúdos no canal quando precisarem.

Mantenha limites saudáveis

Sem a dinâmica usual de uma jornada de serviço, como as idas ao refeitório ou o deslocamento até o trabalho, desconectar-se pode ser um desafio. Muitos trabalhadores remotos se pegam trabalhando por longos períodos sem pausas para fazer exercícios, socializar ou desfrutar de uma refeição adequada. Isso pode levar facilmente a estresse e exaustão. Lembre-se: sua saúde em primeiro lugar. Faça pausas para refeições, beba bastante água e lembre a si mesmo de parar de trabalhar no fim do expediente. Esses comportamentos não só manterão você saudável, como também ajudarão na sua produtividade a longo prazo.

Como realizar reuniões eficazes

Adote as reuniões online

Na ausência de uma sala de conferência física, reunir as pessoas pode parecer o maior desafio de todos quando se fala em trabalho remoto. À medida que você migra as reuniões para o Teams, verifique se todas têm uma opção de “ingresso” virtual, para criar uma sala de conferências online. Além disso, sugerimos que todos os participantes ativem o vídeo, caso se sintam à vontade para isso. A interação face a face ajuda as pessoas a se sentirem conectadas. O Teams possui uma ampla opção de câmeras certificadas, além de dispositivos como fones de ouvido e viva-voz, para garantir que você e seus colegas de trabalho sempre possam se comunicar com clareza.

Seja consciente e inclusivo

Migrar para reuniões online pode fazer com que percamos alguns dos sinais visuais que nossos colegas dão quando têm algo a dizer. E teleconferências superlotadas podem dificultar o compartilhamento das opiniões das pessoas. O organizador da reunião deve fazer uma pausa frequente para perguntar se alguém tem dúvidas e lembrar aos participantes que eles também podem usar a janela de chat da reunião para compartilhar ideias.

Grave as reuniões

Para compensar a falta de contato pessoal, alguns funcionários remotos agendam reuniões extras para permanecer conectados com clientes, parceiros e colegas de trabalho. O que pode fazer com que seja difícil evitar agendamentos no mesmo horário. Se a sua organização permitir, grave as reuniões no Teams para que os colegas possam vê-las mais tarde. Se você não puder comparecer, peça para o organizador gravar a reunião de modo que você possa assisti-la mais tarde. A transcrição gerada automaticamente também é super útil para você se lembrar das informações abordadas em uma reunião da qual participou. Deseja saber mais sobre as reuniões do Teams? Confira mais dicas aqui.

Mantenha-se conectado

Compense a falta das conversas no corredor

Muitos trabalhadores remotos dizem que o que mais sentem falta no escritório é das conversas casuais. Os bate-papos no bebedouro da empresa ou os encontros no refeitório não só nos mantêm conectados, como também trazem à tona informações ou ideias em que muitas vezes não conseguiríamos pensar sozinhos. Tome a atitude de entrar em contato com seus colegas de trabalho. Pense nas mensagens do chat como um bebedouro virtual e lembre-se de falar com as pessoas regularmente. Enviar emojis, GIFs e figurinhas são uma maneira divertida de manter a conversa descontraída e leve.

Reúna sua equipe

Trabalhar remotamente pode dar uma sensação de isolamento. Como líder, é importante criar oportunidades para que toda a equipe se reúna virtualmente. Mantenha a cadência regular de reuniões ou almoços em equipe e conecte seu pessoal online. Use o canal “Geral” do Teams para publicar discussões que possam interessar a todos. Para fazer debates com grupos grandes, você pode usar o aplicativo Microsoft Whiteboard, que fornece uma tela digital infinita para que os participantes da reunião deem ideias e colaborem diretamente no Teams. Também sugerimos que os líderes de equipe baixem o Aplicativo de Comunicação de Crises do Power Apps. Você pode usar esse aplicativo personalizável para buscar informações sobre tudo o que for necessário saber durante esse surto e transmiti-las à sua equipe.

Divirta-se!

Com todas as mudanças que surgem com a migração para o trabalho remoto, é importante promover e manter a motivação da equipe. Há muitas coisas que você pode fazer com o Teams para manter a positividade e o engajamento das pessoas. Compartilhe notícias e histórias em seu chat em equipe ou faça um concurso de fotos. Um de nossos clientes, uma instituição educacional na China, apresentou um desafio culinário para os estudantes que se mostrou particularmente popular.

Entendo que cada indivíduo e equipe trabalha de maneira diferente. Mas espero que as dicas de nossa equipe ajudem você a permanecer produtivo e conectado à medida que se ajusta a essa nova maneira de trabalhar. E lembre-se, você pode começar a usar o Teams hoje mesmo. Basta fazer o login ou se inscrever gratuitamente.

Esteja pronto para o trabalho remoto! Baixe a nossa lista de verificação de trabalho remoto e compartilhe com seus colegas de equipe.

Lista de verificação de trabalho remoto:

  • Configure seu espaço de trabalho
  • Comunique-se com frequência
  • Mantenha limites saudáveis
  • Adote as reuniões online
  • Seja consciente e inclusivo
  • Grave as reuniões
  • Compense a falta das conversas no corredor
  • Reúna sua equipe
  • Divirta-se!

Sobre o Autor

Leandro Lima
Leandro Lima
Leandro Lima é entusiasta da Computação em Nuvem e apaixonado por disseminar conhecimento sobre inovação e novas tecnologias. Especialista em Cibersegurança e Cloud Computing Atualmente exerce a função de Head de Tecnologia e Transformação Digital na DCIT TECNOLOGIA. Possui mais de 25 certificações profissionais em TI, dentre elas, Cisco CCNA / CCNP / ITIL / AWS Technical Professional / AWS Business Professional e AWS Solutions Architect Associate.